档案室 办事流程详细

四川大学华西第二医院档案借阅借出管理办法(试行)

四川大学华西第二医院

档案借阅借出管理办法(试行)


档案是重要的医院历史资料,为了充分发挥档案的作用,更好地为医院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》第二十条规定精神,特制定以下管理办法:

一、加强档案公开性建设:

根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》的相关要求,医院档案科提供医院归档档案的查阅和利用服务,各科室(部门)移交的各类档案材料经归档整理入库上架后,并得到医院相关管理授权后方可查阅和利用。未经医院授权,其他任何组织或者个人无权公布及查询医院档案。

档案属下列情况之一者,不对外公布和提供查询服务:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

有下列行为之一的,医院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

二、借阅借出人员范围:

本院在职职工和本院党委书记、纪委书记及院长批准出具单位介绍信的外来单位或个人。

三、借阅借出流程:

(一)借阅人或借出人提出书面申请。

1.调阅党群类档案:需经本院党委书记和纪委书记批准方可调阅;调阅其他类档案(除职工本人借阅个人档案外):需经院长批准方可调阅。职工本人若需借阅个人档案如个人合同、个人培训材料等,经归档科室(部门)主任批准方可借阅。

2.调阅档案应先填写调阅档案申请表,详见《综合档案借阅(本部门)申请表》(附件1)、《综合档案借阅(跨部门)申请表》(附件2)、《个人档案借阅申请表》(附件3)、《档案借出(本部门)申请表》(附件4)、《档案借出(跨部门)申请表》(附件5)。相关表格一式两份,一份交予档案科存档,一份交予各借阅或借出人员留档。

3.外来单位或个人如确因工作或个人需要,需要调阅或利用档案,除满足以上两点条件外,同时必须持单位介绍信或身份证。

(二)出具已签字的申请表到档案科。档案科工作人员确认手续齐全且符合规定,现场填写《档案借阅登记表》或《档案借出登记表》。

(三)档案科予以借阅或借出。

1.查阅档案者如需复印、摘抄档案、必须经档案科负责人员允许。经档案科负责人核对无误后,方可调阅和出具证明。

2.借阅时间一般为借阅当天,借出时间一般不超过三天(特殊情况除外),逾期不还者,应给予处罚。

(四)档案归还。档案科应详加检查借出档案的完整性,验收合格后在《档案借出登记表》做好归还记录。

四、注意事项

1.借阅和借出档案者要爱护档案,确保档案安全,不得在档案上划杠,做记号,更不得转借、拆卷、折叠、撕页、污损、删改、剪贴、擅自复印、拍照等。

2.查阅档案时严禁边阅边吸烟、边喝茶水、不准用手蘸水翻阅,以免损坏档案。

3.档案利用者调阅档案后,请留下宝贵意见,并将利用效果及时向档案科反馈,借阅(借出)人员应与档案利用人员一致,详见《档案利用效果登记表》(附件6)。

五、该管理办法至即日起执行。

档案

202012月10日

《综合档案借阅(本部门)申请表》(附件1).docx

《综合档案借阅(跨部门)申请表》(附件2).docx

《个人档案借阅申请表》(附件3)docx

《档案借出(本部门)申请表》(附件4).docx

《档案借出(跨部门)申请表》(附件5).docx

《档案利用效果登记表》(附件6).docx