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国际及双边会议申报及管理制度

国际及双边会议申报及管理制度


一、国际会议

与会者来自2个或2个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议。

自然科学技术类:外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题(不论规模大小)的会议,必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表,并由四川大学国际交流处在会前4个月提交纸质请示批文至教育部。小于此规模的会议,必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表,并由四川大学国际交流处在会前3个月网上提交请示批文。

外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议(不涉及敏感问题)可不预报会议计划,但必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表,且开会时间应在5天以内(含报到日和撤离日),并由四川大学国际交流处在会前3个月网上提交请示批文。

二、会议申报的具体步骤:

由会议的学术负责人在平台填写"国际学术会议申报表",由单位管理员初审通过后,学术负责人从平台下载相关表格,根据表格指引,经医院相关部门审核会签后,送交四川大学国际交流处。

获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改,须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改说明申报,单位管理员同意之后下载表格签字盖章并上传至平台报教育部审批。

在获得教育部正式会议批复前,任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。

三、申报网址:http://econf.hust.edu.cn(注意:请使用谷歌浏览器或者360浏览器极速模式)进入中国教育系统学术会议云平台,点击“会议申报”——“进入会议申报系统”。以个人手机号注册,填“激活邮箱时只能填入申请人在四川大学的邮箱,以核验身份。每个邮箱只能注册一次。

四、在会议的筹备及举办过程中,会议主办单位和学术负责人必须严格把关,防止出现"两个中国""一中一台"等敏感问题,尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

五、会议后总结材料要求:

1. 会议负责人必须在会议结束后2个月内,在国际会议报批平台将会议的学术总结(至少3000字)、统计表、重要照片3-5(JPG格式,3500*2500像素)论文集(1份)、到会国内外代表名单等材料提交到平台。

2. 会议照片可包括开幕式,会议代表合影,会场全景,会议发言人,会议重要活动,主席台,闭幕式等,须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3. 国际会议学术总结须述明:

1)会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者列入中方代表),收到中、外论文数,论文集出版情况(注:不要采用答问形式撰写)。

2)会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况,国际上本学科的动向、趋势、水平和评价;

3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;收获和成果,对会议学术水平的评价和效益评估,通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距,存在的问题和建议;

4)总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名,如以单位名义撰写,署明联系人,联系电话和Email地址。外事处或国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。